【初めてのタスク管理】タスク管理の黄字塔 GTDの基本ステップ

人生に役立つ!

はじめに

タスク管理の仕方もたくさんありすぎてどれだ自分に合っているのかはやってみないとわからない部分ですよね。
今回はタスク管理と呼ばれる技術の中でも最も有名なのではないかと思うGTDのやり方をご紹介します!!

ひたすら収集する

とにかく書き出してみる

まず、ファーストステップとして気になるものを、すべて書き出します。
気になるものとは

  • やりたいこと
  • やらなきゃいけないこと
  • 買うもの
  • 片付けたいもの
  • 見たいもの

など、とにかく行動に関するものならなんでも書き出すことが大切です。

書き出し方は何でも良い!!

書き出す先は、
紙媒体が好きならノートでも裏紙でもメモ帳でも!!
デジタルならパソコンでも、アプリでも!!
自分の好きな道具を使って好き時間なだけ書き出してください!!

ポイントは「一日ですべて書き出そうとしない」

1日ですべて書き出そうとしないで大丈夫です!!
大事なのか思いついた時に書き出すこと。毎日5個書いても一ヶ月後には150個になりますから!

あまり深く考え過ぎず書き出して見てください!!

明確化して分解する

これは何なのか、やる必要があるかを問う

さて、上の作業によって多くの物事が書き出されたと思います。

ここでまず、「明確化」が必要になります。
明確化するとは「このタスクは何のためにやるのか」「本当に必要なのか」を考えて、タスクの目的を明確にする作業です。
タスクの目的が明確でないと無駄なことをする可能性があります。大切な時間を無駄にしないためにも、タスクの目的を明確化しましょう!

「具体的で実行可能」なタスクを分解する

さて、タスクの目的を明確にしただけでもまだ問題があります。
例えば「GTDをやってみる」「ハワイに行く」「仕事の効率を上げる」と言った具合に大雑把で具体的な行動になっていないものが多いのではないでしょうか。
そこで「具体的で実行可能」なタスクを分解していきます。
「GTDをやってみる」であれば

  • GTDについて書いてある本を買う
  • GTDについて書いてあるサイトを読む
  • やることを書き出す

と言った具合に細かく分解します。

ポイントは「時間制限を設けて分解する」

例えば「やることを書き出す」というタスクは「紙を用意する」「ペンを用意する」「机に向かう」と分けれます。
このように分解しまくると時間がかかり過ぎる場合もあるため1つの項目に30秒や1分みたいに時間制限があると良いと思います。

整理し、分ける

さて、ステップ2で実行可能な単位まで分解したタスクがありますね。
実行可能なら次はいつやるか、どれからやるか、いつまでにやるかですね!!
つまり

  • 【優先度】そのタスクの優先順位は?
  • 【予定日】そのタスクをいつやる?
  • 【締切日】いつまでにそのタスクを終わらせるの?

を決めましょう!!
また、そのタスクの種類「仕事」なのか、「プライベート」なのかなども分けましょう!!

優先度を決める

画像

  1. 重要+緊急:すぐにやる個人的なこと
  2. 重要+緊急でない:一日の終わりにやる個人的なこと
  3. 重要でない+緊急:人に任せること
  4. 重要でない+緊急でない:どうでもいいこと

という風に形を決めて優先度は決めていくと良いでしょう

予定日を設定する

「このタスクをいつやるか」ということを先に決めてスケジュールに時間を確保していきましょう。
この時間はそのタスクに集中する時間と決めることで、迷うことなくタスクに取り組むことができます。

締切日を設定する

「そのタスクをいつまでにはやらないといけないのか」を決めましょう。

これは予定通りにいかなかった場合、そのタスクの緊急度はどうなるのでしょうか?
締切があれば先延ばしには出来ず、緊急度が高まります。そのため優先順位が高まる訳です。

この緊急度の変化を生むために、締切日はしっかり設定しておくことが大切です。

ポイントは「実行しないこと」

ここでのポイントは「実行はせず、カレンダーやtodoリスト、リマインダーの作成しかしない」ということです。
分解すると早くやりたい気持ちになってしまうかと思いますが、少し我慢しましょう!!

例外:「2分以内に出来るもの」はやっていい

「2分以内に出来るもの」はすぐにやって終わらせてしまいましょう!!
例えば先ほどの「やることを書き出す」というタスクを「紙を用意する」「ペンを用意する」「机に向かう」と分解し、すべて2分以内に出来るのですぐに実行することが可能ですね。

見直し、修正する

GTDの発案者David Allenさんは見直し(レビュー)のことを「成功の鍵」と呼んでいます。これはとても重要なことです。
タスクは増えますので「しっかり終わったタスクを消しているか」「カレンダーに入れてないタスクはないか」と確認をしてください。

この見直し、修正をすることでスムーズにタスクを実行できます。

実行する

さて、カレンダーやTodoリストに従い、タスクを実行していきましょう!!

行動ベースのタスクなので迷うことなく、いつやるかと締切もわかっているため集中して実行出来るのではないでしょうか!!

おわりに

さて、いかがだったでしょうか?

意外とやることが多いと思った方もいるかもしれません。しかしGTDはあくまでも概念的なものです!
この基本ステップを軸に自分に合ったやり方、ペースにどんどん変更していけば大丈夫です!

一番よくないのはやらないこと。では、さっそくとにかくタスクを集めましょう!

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